img_02

グループウェアの有効利用

最近は企業においてグループウェアを使用していないところは殆ど無いと思います。

業務管理や従業員同士のコミュニケーション、またプロジェクトのスケジュール管理などにも利用されています。しかし、本当に有効に活用されているかどうかを考えたときには、なかなかできていないというところが多いのではないでしょうか。

その理由の一つは、利用する目的が明確でないままに使っていることが挙げられます。



他社が使っているからとか、何となく一括管理しやすそうだとか、そのような理由で十分に検討せずに導入しているところも少なくないでしょう。

また、自社の業務形態に合っていないものを使用している例もあります。

Yahoo!ニュース情報はどれが良いのか悩んでいる人の参考となるサイトです。

技術系の会社で出来るだけ社員を設計や開発の仕事に集中させなければいけないのに、グループウェアへの入力に追われて仕事に集中できない場合も有るのではないでしょうか。
グループウェアを使用する目的は、業務を効率化するために進捗管理や報告などの不一致や遅延を無くすために一元化し関係者が迅速に一覧できるとともに、セキュリティ面もしくは業務遂行面で安全性を持たせるために部外者は閲覧や入力はできなくするなどの機能があります。
その為、煩わしい報告作業を出来るだけ簡素化し、かつ関係者が最新の情報を共有できるようにすることでその効果を発揮するものです。



しかし、入力が業務の支障になったり、内容に関して電話で確認するような状態では本末転倒です。

グループウェアは自社の業務に適した性格のものを適切に評価し導入することで最大限有効利用できるのです。